Voordekunst & het Cultuurfonds
Toegankelijk aanvraagsysteem voor cultuurfinanciering
Met een nieuwe en gebruiksvriendelijke aanvraagroute kunnen individuele makers en collectieven geld aanvragen bij het Cultuurfonds. Partner voordekunst kan, in samenwerking met het Cultuurfonds, eenvoudig (voor)aanvragen en budgetten beheren, en ook de toekenning of afwijzing verwerken.
De uitdaging
Een soepele, snelle aanvraagflow voor makers en betrouwbaar beheer van aanvragen
Makers hebben behoefte aan een overzichtelijk aanvraagproces, met snelle terugkoppeling op hun aanvraag. Het Cultuurfonds ondersteunt graag individuele makers en collectieven, en bundelt hiervoor de krachten met partner voordekunst.
De oplossing: een gebruiksvriendelijk en laagdrempelig aanvraagportaal
Geen onnodige formulieren
Een behapbare vooraanvraag ter kwalificatie voordat de maker de volledige aanvraag in gaat
Binnen 1 week reactie op de vooraanvraag en binnen vier weken reactie op de aanvraag - uitzonderlijk in fondsenland
De oplossing zit in het matchen van de aanvrager aan de juiste regeling (Ontwikkeling of Matchfunding) en het het juiste (fonds)budget. Samen met voordekunst heeft Digital Natives een product gemaakt waar zowel de aanvragers als de beheerders op vooruit gaan, zoals drie makers toelichten in Het Parool.
Als jonge maker ben ik nog zoekende. Je moet veel aanvragen schrijven, vaak zonder reactie of met afwijzing [...]. Het helpt als de aanvraagroute laagdrempelig is, zoals bij deze route van het Cultuurfonds. Binnen zes weken had ik een uitslag, supersnel. Ook werd ik gekoppeld aan voordekunst, waar ik veel praktische begeleiding krijg in pr en campagne voeren. Dat helpt bij zichtbaarheid
Onze aanpak
Snel opleveren en doorontwikkelen
Met een snelle lancering voor ogen hebben we in een korte Discoverysprint met voordekunst de strategie en doelen bepaald. Daarna heeft het developmentteam in een paar weken tijd een eerste versie van het product ontwikkeld. Na de initiële livegang werkten we nog door met het uitbreiden van het aanvraagportaal en een aantal verbeteringen.
Het resultaat
Een aanvraagsysteem om op door te bouwen
Het resultaat is een aanvraagsysteem dat in detail is afgestemd op het proces van voordekunst, de werking van het Cultuurfonds en op de praktijk van deze tijd.
In een korte vooraanvraag wordt eerst bepaald of iemand in aanmerking komt voor financiering. Is dat zo, dan kunnen ze een definitieve aanvraag doen voor een ontwikkelbijdrage (voor onderzoek, training, experiment en apparatuur) óf een matchfundingbijdrage, een bijdrage aan een crowdfunding campagne via voordekunst, voor projecten die gepresenteerd worden aan publiek.
Door eerst een vooraanvraag te doen is de kwaliteit van de definitieve aanvragen heel hoog en scheelt het verwerkingstijd bij het fonds. Daarnaast kan het team van voordekunst gemakkelijk een aanvraag koppelen aan de juiste beschikbare budgetten, en wordt in afwachting van de maker geld (tijdelijk) gereserveerd voor het vervolg. Inmiddels zijn er meer dan 2000 aanvragen gedaan in het systeem.
In het CMS, gebouwd met Laravel en Filament, worden vooraanvragen en aanvragen ontvangen, beoordeeld en budgetten toegekend. Automatisch verstuurde e-mails nemen de aanvrager mee in het proces en de status van hun (voor)aanvraag.
Voor de aanvragers hebben we met Vue.js een flexibel in te richten aanvraagflow gemaakt, volledig in stijl van voordekunst en het Cultuurfonds.
AI voor procesverbetering - sneller en doelgericht
Om te beoordelen of een project in aanmerking komt voor financiering, zijn er een aantal afwegingen die de beoordelaar naloopt. Past dit unieke idee binnen de uitgebreide criteria van het fonds? En zo nee, waar dan wel?
Met de inzet van AI geeft het systeem suggesties om vooraanvragen te matchen:
Welke regeling past bij de vooraanvraag?
Welk fonds past / welke fondsen passen daarbij?
Welke budgetten zijn nog beschikbaar van die fondsen?
De beoordelaar krijgt zo passende suggesties (mits de maker akkoord is gegaan met inzet van AI,) en de suggesties helpen de beoordelaars om sneller en doelgerichter te werken. Uiteindelijk zijn het nog altijd mensen die de beslissing nemen.
De toekomst
Aansluiten van andere fondsen
De simpliciteit en de aandacht voor de aanvrager onderscheiden dit product van traditionele aanvraagsystemen en maken het geschikt om er naast het Cultuurfonds ook andere fondsen op aan te sluiten. In wat we 'white-labelling' noemen - de mogelijkheid om het product te gebruiken onder een eigen merknaam en logo - maken we het systeem nog flexibeler.
